避免工作一團亂,5訣竅擬出高效率待辦清單

2018/01/07 出處:財訊趨勢特刊 第 0 期 作者:SmartM人才培訓網

(圖片來源 : Tumisu)

許多關於工作效率的文章都提到,待辦清單是增加效率的秘密武器。然而若只是一股腦地將所有要做的事都寫上,不僅不會加速工作的完成,過長的工作清單更可能令人打退堂鼓,想逃避與拖延。為此,Fast company提出5個擬出高效率工作清單的秘訣,避免工作陷入一團混亂。

1.待辦項目一天最多六件

在執行待辦清單前,首先得先決定值得被寫入的事項。每天要做的事很多,大至準備會議用的資料,小則替公司聚餐預約餐廳,然而在眾多事項中一定要有所取捨,作者建議待辦清單上的事項至多六件。

為什麼一定是六?六並非一個多麼神奇的數字,而是藉由一個較小的數字去迫使人們思考排序事件的優先順序。另一方面,相較於二、三十件待辦事項,控制在六項,壓力才不會太大。

2.依照ABCDE法則分類、排序

待辦清單不可能寫入所有事項,因此需要透過特定的標準排序優先順序,其中一個篩選標準就是事件的緊急程度。《管理你的時間,主導你的生活》一書中的ABCDE法則是這樣的:

.A是緊急且重要,若做不好則會產生嚴重後果的事件

.B、C是應該要做,但不做的後果影響也不太大

.D是可以委託他人的任務

.E是可以刪除、沒必要的事件

這樣的分類模式讓人可以輕易的將不重要的事物排除,並優先專注於重要且不可忽略的事項。

3.把屬性相近的事務排在同時段

有些工作可以一個接著一個完成,有些則需要在完整的思考後才能進行。例如在撰寫企畫書時,手機突然響起,等待回覆完電話後,人們需要花較長的時間才能重新回到狀態中。也正是因為進行不同型態的工作時,人的思考以及行為模式都會略有不同,所以要將同類型的工作排在一起,避免不同模式轉換間造成效率低落。

4.無法切割的任務,給予大時間區塊

有時人們會面臨到一個複雜且需花費長時間才能任務,若硬要將其分割成數個小區塊,並設法塞入待辦清單中並不容易。面對這類型的專案,與其硬要套入待辦清單,倒不如預留一個完整的時段,將心思全部投入於解決同個工作。這樣做的好處是讓人可以更加專心,因為只有為一個目標,所以沒有分心的藉口,也能提升工作效率。

台達電鄭平  鐵血接班
財訊雙週刊第546期
散戶變大戶16道練習題
財訊趨勢特刊第74期
熱門文章
解讀世界經濟脈動  掌握財富傳承規劃新契機

解讀世界經濟脈動 掌握財富傳承規劃新契機
洞悉先機 智慧傳承

為讓投資人掌握新春理財規劃契機,台新銀行與財訊雙週刊合作舉辦講座,特別邀請財經專家阮慕驊、安侯建業稅務投資部楊華妃協理,以及台新銀行信託產品部陳欣珮協理,以「掌握新式財富傳承觀念」為題,於新竹國賓大飯店舉辦講座,與台下逾百名來賓分享財富傳承趨勢。

more
TOP